Arbeitsrecht2026-10-22

Arbeitszeit erfassen: Was Sie seit dem BAG-Beschluss tun müssen und was nicht

Seit 2022 müssen alle Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen. Die Form ist frei, Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Was das Gesetz verlangt, was ein Verstoß kostet und was im Überstundenprozess zählt.

Stechuhr am Werkstor mit eingeführter Stempelkarte – Sinnbild für die Arbeitszeiterfassung im Betrieb — KI-generierte Illustration – Kanzlei Czirnich

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Viele Betriebe erfassen Arbeitszeit bis heute nicht oder nur die Überstunden. Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 ist das keine Frage des Stils mehr, sondern eine Pflicht, die für jeden Arbeitgeber gilt, unabhängig von der Größe des Betriebs. Zugleich ranken sich um diese Pflicht Behauptungen, die so nicht stimmen: dass die Stechuhr zurück sei, dass Vertrauensarbeitszeit verboten sei, dass ohne elektronisches System Bußgelder drohten. Hier steht, was Sie als Arbeitgeber tun müssen, und was nicht.

Kurz gesagt

Sie sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter einschließlich der Überstunden erfasst werden. Das hat das Bundesarbeitsgericht im Beschluss vom 13.09.2022 aus dem Gesetz abgeleitet, in Umsetzung einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs von 2019. Die Form ist frei: Papier, Tabelle oder App, solange die Aufzeichnung verlässlich ist. Sie dürfen die Erfassung den Mitarbeitern übertragen, bleiben aber dafür verantwortlich, dass sie geschieht. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, nur nicht ohne Aufzeichnung. Für Minijobber und bestimmte Branchen gilt daneben die strengere Aufzeichnungspflicht aus § 17 MiLoG, für Arbeit über acht Stunden hinaus die aus § 16 Abs. 2 ArbZG. Eine Gesetzesänderung ist angekündigt, aber bis Oktober 2026 nicht beschlossen.

Was gilt

Die Pflicht und ihre Herkunft. Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann (EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18, curia.europa.eu). Der deutsche Gesetzgeber hat darauf zunächst nicht reagiert. Das Bundesarbeitsgericht hat die Lücke geschlossen: § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, der den Arbeitgeber zu einer „geeigneten Organisation“ des Arbeitsschutzes verpflichtet, ist unionsrechtskonform so auszulegen, dass er die Erfassung von Beginn und Ende und damit der Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden gebietet. Weil diese Pflicht schon besteht, hat der Betriebsrat kein Initiativrecht, die Einführung einer Zeiterfassung zu erzwingen; über das „Ob“ muss nicht mehr verhandelt werden (BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21, bundesarbeitsgericht.de). Über das „Wie“ bestimmt der Betriebsrat mit, wenn es einen gibt, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 und Nr. 7 BetrVG.

Was erfasst werden muss. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Überstunden, für jeden Arbeitnehmer. Pausen ergeben sich aus der Differenz, sofern Sie Beginn und Ende der Pausen mitführen; weil § 4 ArbZG Ruhepausen vorschreibt, gehört ihre Dauer in die Aufzeichnung. Nicht verlangt ist eine Erfassung in Echtzeit, nicht verlangt ist ein elektronisches System, nicht verlangt ist die Kontrolle jeder einzelnen Minute. Verlangt ist, dass die Aufzeichnung tatsächlich geführt wird und dass Sie sie einsehen und auswerten können.

Wie erfasst werden darf. Das Bundesarbeitsgericht lässt die Form offen: Ein Stundenzettel auf Papier genügt, eine Tabelle genügt, eine App genügt. Sie dürfen die Aufzeichnung an die Mitarbeiter delegieren; verantwortlich bleiben Sie. Das heißt: Die Aufzeichnungen müssen bei Ihnen zusammenlaufen, Sie müssen stichprobenartig prüfen, ob sie geführt werden, und Sie müssen eingreifen, wenn Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten nach §§ 3, 5 ArbZG verletzt werden. Vertrauensarbeitszeit ist damit vereinbar: Der Mitarbeiter bestimmt Beginn und Ende seiner Arbeit selbst, erfasst sie aber. Was nicht mehr geht, ist Vertrauensarbeitszeit ohne jede Aufzeichnung.

Die strengeren Pflichten daneben. Für Minijobber nach § 8 Abs. 1 SGB IV und für Beschäftigte in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, etwa Bau, Gastronomie, Speditionen, Gebäudereinigung und Fleischwirtschaft, schreibt § 17 Abs. 1 MiLoG vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten (§ 8a SGB IV). Unabhängig davon verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG, die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise zwei Jahre aufzubewahren. Diese beiden Pflichten sind bußgeldbewehrt und werden vom Zoll und von der Gewerbeaufsicht kontrolliert.

Was ein Verstoß kostet. Die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ist für sich nicht mit einem Bußgeld belegt; ein Bußgeld droht nach § 25 ArbSchG erst, wenn die Aufsichtsbehörde eine Anordnung getroffen hat und Sie ihr nicht nachkommen. Teurer wird es über § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG, deren Verletzung unmittelbar Ordnungswidrigkeiten sind (§ 22 ArbZG, § 21 MiLoG). Und am teuersten wird es im Überstundenprozess.

Der Überstundenprozess. Wer Überstunden bezahlt haben will, muss darlegen, dass er über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus gearbeitet hat und dass Sie die Überstunden angeordnet, gebilligt oder geduldet haben oder dass sie zur Erledigung der Arbeit nötig waren. Daran hat die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs nichts geändert: Die Verteilung der Darlegungs- und Beweislast im Vergütungsprozess bleibt, auch wenn der Arbeitgeber keine Zeiterfassung führt (BAG, Urteil vom 04.05.2022, 5 AZR 359/21, bundesarbeitsgericht.de). Ohne eigene Aufzeichnung stehen Sie aber ohne Gegenbeweis da: Legt der Mitarbeiter eine plausible Aufstellung vor, können Sie ihr nur mit Ihren eigenen Daten entgegentreten. Die Zeiterfassung ist deshalb auch Ihr Schutz.

Der Stand der Gesetzgebung. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im Jahr 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der die Erfassungspflicht ausdrücklich regeln und eine wöchentliche statt der täglichen Höchstarbeitszeit ermöglichen soll. Nach dem Stand im Oktober 2026 ist dieser Entwurf weder vom Kabinett beschlossen noch im Bundestag beraten. Bis zu einer Änderung gilt, was oben steht; prüfen Sie den Stand, bevor Sie ein System anschaffen, das auf den Entwurf zugeschnitten ist.

Fristen

Die Erfassungspflicht gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts, also seit September 2022; eine Übergangsfrist gibt es nicht. Für § 17 MiLoG gilt die Sieben-Tage-Frist für die Aufzeichnung und die Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt ebenfalls zwei Jahre Aufbewahrung. Für Vergütungsansprüche aus Überstunden gelten die Verjährung von drei Jahren nach §§ 195, 199 BGB und, wenn vereinbart, die kürzeren Ausschlussfristen des Arbeits- oder Tarifvertrags, in der Regel drei Monate. Aufzeichnungen sollten Sie deshalb mindestens drei Jahre behalten, nicht nur zwei.

Vorgehen

Bestand prüfen. Welche Mitarbeiter erfassen heute was? Gibt es Minijobber oder eine Branche nach § 2a SchwarzArbG? Gibt es einen Betriebsrat?
System wählen. Für kleine Betriebe reicht eine Tabelle mit Datum, Beginn, Ende, Pause, Summe und Unterschrift je Woche. Für größere eine App mit Freigabe durch den Vorgesetzten.
Verantwortung regeln. Wer trägt ein, wer prüft, wer greift ein? Schriftlich als Arbeitsanweisung, mit Betriebsrat als Betriebsvereinbarung.
Vertrauensarbeitszeit anpassen. Die Vereinbarung bleibt, bekommt aber den Satz, dass der Mitarbeiter Beginn, Ende und Pausen selbst erfasst und wöchentlich übermittelt.
Auswerten. Monatlich auf Höchstarbeitszeit, Ruhezeit und Überstundensaldo sehen. Auffälligkeiten ansprechen und dokumentieren.
Aufbewahren. Mindestens drei Jahre, geschützt vor Änderung.

Beispiel

Ein Ingenieurbüro mit zwölf Mitarbeitern arbeitet seit Jahren mit Vertrauensarbeitszeit und erfasst nichts. Ein ausgeschiedener Mitarbeiter verlangt die Vergütung von 310 Überstunden aus den letzten drei Jahren und legt eine Excel-Liste vor, die er nach eigenen Angaben laufend geführt hat. Das Büro kann nichts entgegensetzen: keine Aufzeichnung, keine Anordnung, keine Ablehnung. Der Mitarbeiter muss zwar darlegen, dass die Überstunden geduldet waren, aber sein Vortrag, der Geschäftsführer habe von den langen Abenden gewusst, bleibt unbestritten stehen. Der Fall endet mit einem Vergleich über die Hälfte. Danach führt das Büro eine Tabelle ein: Jeder Mitarbeiter trägt täglich Beginn, Ende und Pausen ein, der Geschäftsführer gibt die Woche frei. Die Vertrauensarbeitszeit bleibt; der Streit über Überstunden ist in Zukunft eine Frage der Tabelle, nicht der Erinnerung.

Häufige Fehler

Nur Überstunden erfassen. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt das; § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verlangt die gesamte Arbeitszeit.
Delegieren und nicht hinsehen. Die Erfassung durch die Mitarbeiter ist erlaubt, die Kontrolle bleibt Ihre Pflicht.
Minijobber vergessen. Für sie gilt § 17 MiLoG mit Sieben-Tage-Frist, und der Zoll prüft genau das.
Vertrauensarbeitszeit abschaffen. Das verlangt niemand; die Aufzeichnung reicht.
Auf das neue Gesetz warten. Die Pflicht gilt heute; der Entwurf ändert daran nichts.
Betriebsrat übergehen. Über die Ausgestaltung eines elektronischen Systems bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit; ohne Beteiligung kann er die Nutzung untersagen lassen.
Aufzeichnungen nach zwei Jahren löschen, obwohl Überstundenansprüche drei Jahre verjähren.

Häufige Fragen

Reicht eine Excel-Tabelle oder ein Stundenzettel?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat die Form offengelassen. Entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit verlässlich festgehalten werden und Sie darauf zugreifen können. Ein elektronisches System ist nach heutigem Recht nicht vorgeschrieben.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Mitarbeiter Lage und Verteilung seiner Arbeitszeit selbst bestimmt. Das bleibt zulässig; neu ist, dass er die Zeit aufzeichnet und Sie die Aufzeichnung kontrollieren.

Dürfen die Mitarbeiter ihre Zeit selbst erfassen?

Ja. Die Delegation der Aufzeichnung an die Mitarbeiter ist zulässig. Die Verantwortung dafür, dass sie geschieht und dass die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden, bleibt beim Arbeitgeber.

Droht ein Bußgeld, wenn ich nicht erfasse?

Nicht unmittelbar aus § 3 ArbSchG; dort setzt ein Bußgeld eine vorherige Anordnung der Aufsichtsbehörde voraus. Unmittelbar bußgeldbewehrt sind die Verstöße gegen § 16 Abs. 2 ArbZG und, bei Minijobbern und den Branchen des § 2a SchwarzArbG, gegen § 17 MiLoG.

Muss ich auch im Homeoffice erfassen lassen?

Ja. Die Pflicht hängt nicht am Arbeitsort. Im Homeoffice ist die Erfassung durch den Mitarbeiter selbst der übliche Weg; eine Tabelle oder App, die er täglich führt, genügt.

Ihr nächster Schritt

Die Arbeitszeiterfassung ist in einer Stunde eingerichtet, wenn klar ist, wer was wann einträgt und wer es prüft. Ich sehe mir an, was Sie heute führen, sage Ihnen, ob es den Anforderungen aus Arbeitsschutzgesetz, Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz genügt, und formuliere die Arbeitsanweisung oder Betriebsvereinbarung dazu, bundesweit, per Video oder Telefon. Wie ich Arbeitgeber im Arbeitsrecht vertrete, lesen Sie auf meiner Themenseite. Schildern Sie mir, wie Sie Arbeitszeiten heute erfassen; ich sage Ihnen, ob das reicht.

Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: 2026-10-22.

Christian Czirnich, Rechtsanwalt, Kirchseeon bei München

Schildern Sie mir, wie Sie Arbeitszeiten heute erfassen, ich sage Ihnen, ob das reicht.

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