Arbeitsrecht2026-10-22

Abmahnung richtig formulieren: Die drei Bestandteile, ohne die sie wertlos ist

Eine Abmahnung ist die Vorstufe der verhaltensbedingten Kündigung. Fehlt ihr der konkrete Vorwurf, die Rüge oder die Warnung, trägt sie später nichts. Was Sie als Arbeitgeber hineinschreiben müssen und was nicht.

Brief mit Siegel auf einer Personalakte als Sinnbild für eine Abmahnung im Arbeitsverhältnis — KI-generierte Illustration – Kanzlei Czirnich

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Ein Mitarbeiter kommt wiederholt zu spät, missachtet eine Anweisung oder meldet sich nicht krank. Sie als Arbeitgeber wollen das nicht hinnehmen, aber auch nicht gleich kündigen. Das richtige Mittel ist die Abmahnung. Sie ist mehr als ein verärgerter Brief: Vor dem Arbeitsgericht entscheidet sie später darüber, ob eine verhaltensbedingte Kündigung Bestand hat. Eine Abmahnung, der ein Bestandteil fehlt, ist dort nichts wert, und eine, die zu viel enthält, muss aus der Personalakte.

Kurz gesagt

Eine wirksame Abmahnung hat drei Bestandteile: Sie beschreibt den Vorfall konkret mit Datum und Hergang und benennt die verletzte Pflicht (Hinweisfunktion). Sie missbilligt das Verhalten und fordert vertragstreues Verhalten für die Zukunft (Rügefunktion). Und sie droht für den Wiederholungsfall Folgen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses an, also die Kündigung (Warnfunktion). Fehlt die Warnung, ist es nur eine Ermahnung. Fehlt der konkrete Vorwurf, kann der Mitarbeiter die Entfernung aus der Personalakte verlangen. Eine Anhörung des Mitarbeiters ist im privaten Betrieb nicht vorgeschrieben, aber ratsam. Der Betriebsrat ist bei einer Abmahnung nicht zu beteiligen.

Was gilt

Warum die Abmahnung die Kündigung trägt. Eine Kündigung wegen Fehlverhaltens ist nach § 1 Abs. 2 KSchG nur gerechtfertigt, wenn sie durch Gründe im Verhalten des Arbeitnehmers bedingt ist. Das Bundesarbeitsgericht leitet aus dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz, der auch in § 314 Abs. 2 BGB zum Ausdruck kommt, ab: Beruht die Pflichtverletzung auf steuerbarem Verhalten, ist davon auszugehen, dass schon die Androhung von Folgen für das Arbeitsverhältnis das künftige Verhalten beeinflusst. Ordentliche und außerordentliche Kündigung setzen deshalb regelmäßig eine Abmahnung voraus. Entbehrlich ist sie nur, wenn von vornherein erkennbar ist, dass eine Verhaltensänderung auch nach einer Abmahnung nicht zu erwarten ist, oder wenn die Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass ihre Hinnahme offensichtlich ausgeschlossen ist, und zwar auch für den Mitarbeiter erkennbar. Im Alltag heißt das: Ohne Abmahnung scheitert die verhaltensbedingte Kündigung fast immer. Im Kleinbetrieb ohne Kündigungsschutzgesetz brauchen Sie für die ordentliche Kündigung keine Abmahnung; für eine fristlose Kündigung nach § 626 BGB gilt die Verhältnismäßigkeit aber auch dort.

Erster Bestandteil: der konkrete Vorwurf. Schreiben Sie, was wann geschehen ist: „Am 14. Oktober 2026 haben Sie Ihre Arbeit um 9:40 Uhr statt um 8:00 Uhr aufgenommen, ohne sich vorher abzumelden.“ Dazu die Pflicht, die verletzt wurde, etwa die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit oder § 5 Abs. 1 EFZG für die Anzeige der Arbeitsunfähigkeit. Pauschale Formulierungen wie „wiederholt unpünktlich“ oder „mangelhafte Arbeitsleistung“ genügen nicht. Der Mitarbeiter muss erkennen können, welches Verhalten gemeint ist, und das Gericht muss später prüfen können, ob der Vorwurf stimmt. Jeder Vorfall bekommt seine eigene Abmahnung. Fassen Sie mehrere Vorwürfe in einem Schreiben zusammen und erweist sich einer als unzutreffend, muss nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts die ganze Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden, auch die zutreffenden Teile.

Zweiter Bestandteil: die Rüge. Sagen Sie klar, dass Sie das Verhalten nicht hinnehmen und erwarten, dass der Mitarbeiter sich künftig vertragsgerecht verhält. Ein sachlicher Ton reicht. Beleidigungen, Mutmaßungen über Motive oder Bewertungen der Person gehören nicht hinein; sie machen die Abmahnung angreifbar.

Dritter Bestandteil: die Warnung. Die Abmahnung muss ankündigen, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Üblich ist: „Im Wiederholungsfall müssen Sie mit einer Kündigung rechnen.“ Steht dieser Satz nicht da oder ist er weichgespült („wir behalten uns Maßnahmen vor“), handelt es sich um eine Ermahnung. Sie dokumentiert den Vorfall, trägt aber keine Kündigung.

Form und Zuständigkeit. Eine Schriftform verlangt das Gesetz nicht; eine mündliche Abmahnung ist wirksam. Beweisen lässt sie sich kaum, deshalb gehört sie aufs Papier, mit Datum und Unterschrift einer Person, die dem Mitarbeiter gegenüber weisungsbefugt ist: Inhaber, Geschäftsführer, Personalleitung oder der direkte Vorgesetzte. Lassen Sie den Empfang quittieren oder den Zugang durch einen Zeugen bestätigen. Die Abmahnung kommt in die Personalakte.

Anhörung, Gegendarstellung, Betriebsrat. Eine Pflicht, den Mitarbeiter vor der Abmahnung anzuhören, gibt es im privaten Betrieb nicht; manche Tarifverträge sehen sie vor. Ein kurzes Gespräch ist trotzdem sinnvoll: Es klärt den Sachverhalt, bevor Sie etwas Falsches festhalten. Der Mitarbeiter kann nach § 83 Abs. 2 BetrVG eine Gegendarstellung zur Personalakte geben; das müssen Sie zulassen. Der Betriebsrat ist bei der Abmahnung nicht zu beteiligen, anders als bei der Kündigung (§ 102 BetrVG).

Verbrauch und Verfall. Wer für einen Vorfall abmahnt, verzichtet damit auf eine Kündigung wegen genau dieses Vorfalls. Die Abmahnung ist die mildere Reaktion, die Kündigung kommt erst beim nächsten Mal. Eine feste Verfallsfrist gibt es nicht. Liegt die Abmahnung Jahre zurück und hat sich der Mitarbeiter seitdem nichts zuschulden kommen lassen, verliert sie ihre Warnfunktion. Das Bundesarbeitsgericht beschreibt die Abmahnung als Ausübung Ihrer Gläubigerrechte in doppelter Hinsicht: Sie weisen den Mitarbeiter auf seine Pflichten und deren Verletzung hin und fordern ihn für die Zukunft zu vertragstreuem Verhalten auf, verbunden mit der Ankündigung von Folgen. Aus der Personalakte entfernen müssen Sie eine zu Recht erteilte Abmahnung erst, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist; selbst eine Abmahnung, die ihre Warnfunktion verloren hat, kann für die Interessenabwägung bei einer späteren Kündigung noch zählen (BAG, Urteil vom 19.07.2012, 2 AZR 782/11, bundesarbeitsgericht.de). Umgekehrt entwertet eine lange Reihe von Abmahnungen ohne Folgen die Warnung: Wer zum fünften Mal mit der Kündigung droht, muss beim fünften Mal besonders deutlich machen, dass es ernst ist.

Fristen

Eine gesetzliche Frist für die Abmahnung gibt es nicht. Sie sollte aber zeitnah erfolgen, innerhalb weniger Wochen nach dem Vorfall oder nach Ihrer Kenntnis. Wer monatelang wartet, signalisiert, dass das Verhalten nicht so gravierend war. Die Zwei-Wochen-Frist aus § 626 Abs. 2 BGB gilt nur für die fristlose Kündigung, nicht für die Abmahnung. Für die spätere Kündigung gilt: Der neue Vorfall muss gleichartig sein. Wer wegen Unpünktlichkeit abgemahnt ist und später eine Anweisung missachtet, ist nicht einschlägig vorgewarnt; die Kündigung braucht dann eine neue Abmahnung oder einen Pflichtverstoß, der für sich schwer genug wiegt. Der Mitarbeiter hat seinerseits keine Frist, gegen eine Abmahnung vorzugehen; er kann ihre Entfernung jederzeit verlangen, auch erst im Kündigungsschutzprozess.

Vorgehen

Sachverhalt sichern. Datum, Uhrzeit, Beteiligte, Zeugen, Belege wie Zeiterfassung oder E-Mails. Was Sie jetzt nicht festhalten, fehlt später vor Gericht.
Gespräch führen. Kurz, sachlich, mit Protokoll. Vielleicht gibt es eine Erklärung, die den Vorwurf entkräftet.
Pflicht benennen. Welche Regel ist verletzt: Arbeitsvertrag, Dienstanweisung, Gesetz. Das ist der Satz, der dem Vorwurf das Gewicht gibt.
Schreiben aufsetzen. Ein Vorfall, drei Bestandteile, eine Seite. Sachlich, ohne Adjektive.
Von der richtigen Person unterschreiben lassen und den Zugang dokumentieren.
Ablegen und beobachten. Abmahnung in die Personalakte, Gegendarstellung beifügen, wenn eine kommt. Beim nächsten gleichartigen Verstoß ist die Kündigung vorbereitet.

Beispiel

Ein Dienstleistungsbetrieb mit zwanzig Beschäftigten hat einen Mitarbeiter, der an drei Tagen innerhalb von zwei Wochen zwischen 30 und 90 Minuten zu spät kommt. Die Zeiterfassung belegt es. Der Geschäftsführer spricht ihn an; eine nachvollziehbare Erklärung gibt es nicht. Er mahnt den Mitarbeiter schriftlich ab, nennt die drei Tage mit Uhrzeiten, verweist auf die vertragliche Arbeitszeit von 8:00 Uhr, fordert ihn auf, die Arbeitszeit künftig einzuhalten, und kündigt für den Wiederholungsfall die Kündigung an. Der Mitarbeiter quittiert den Empfang. Sechs Wochen später kommt er erneut ohne Entschuldigung eine Stunde zu spät. Jetzt kann der Geschäftsführer ordentlich kündigen; die Abmahnung ist einschlägig, zeitnah und formal vollständig. Hätte er stattdessen geschrieben „Ihre Unpünktlichkeit in den letzten Wochen ist nicht akzeptabel“, wäre der Vorwurf zu unbestimmt gewesen. Hätte er die Kündigungsandrohung weggelassen, wäre es eine Ermahnung geblieben.

Häufige Fehler

Sammelabmahnung. Fünf Vorwürfe in einem Schreiben. Ist einer falsch, fällt das ganze Schreiben.
Keine Kündigungsandrohung. Dann ist es eine Ermahnung, und die nächste Kündigung steht ohne Vorwarnung da.
Vage Vorwürfe. „Mangelnde Motivation“ oder „schlechtes Betriebsklima“ sind kein Vorfall, sondern ein Eindruck.
Abmahnung und Kündigung für denselben Vorfall. Wer abmahnt, hat sich für den Vorfall entschieden. Die Kündigung dafür ist verbraucht.
Zu lange gewartet oder zu viele Abmahnungen gesammelt, bis keine mehr ernst genommen wird.
Vom Falschen unterschrieben. Ein Kollege ohne Weisungsbefugnis kann nicht abmahnen.
Bagatellen abgemahnt. Wer wegen einer zwei Minuten verspäteten Rückkehr aus der Pause abmahnt, verliert vor Gericht die Verhältnismäßigkeit und im Betrieb den Respekt.

Häufige Fragen

Wie viele Abmahnungen brauche ich vor einer Kündigung?

Das Gesetz nennt keine Zahl. Eine einschlägige, formal vollständige Abmahnung genügt, wenn danach ein gleichartiger Verstoß folgt. Bei leichten Verstößen erwarten die Gerichte eher mehrere Abmahnungen, bei schweren reicht eine; bei sehr schweren ist sie entbehrlich.

Muss der Mitarbeiter die Abmahnung unterschreiben?

Nein. Seine Unterschrift bestätigt nur den Empfang, nicht die Richtigkeit. Verweigert er sie, lassen Sie den Zugang von einem Zeugen bestätigen. Die Abmahnung ist auch ohne seine Unterschrift wirksam.

Muss ich den Betriebsrat vor einer Abmahnung anhören?

Nein. Das Betriebsverfassungsgesetz sieht für die Abmahnung keine Beteiligung vor; die Anhörungspflicht nach § 102 BetrVG gilt für die Kündigung.

Kann der Mitarbeiter gegen die Abmahnung klagen?

Ja. Er kann auf Entfernung aus der Personalakte klagen, wenn die Abmahnung unrichtige Tatsachen enthält, zu unbestimmt ist oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt. Er kann sie aber auch einfach hinnehmen und erst im Kündigungsschutzprozess angreifen; dort wird sie dann inzident geprüft.

Darf ich mündlich abmahnen?

Ja, eine mündliche Abmahnung ist wirksam. Im Streit müssen Sie aber beweisen, was gesagt wurde, mit welchem Vorwurf und mit welcher Warnung. Das gelingt ohne Schriftstück selten.

Ihr nächster Schritt

Die Abmahnung ist das Dokument, auf dem eine spätere Kündigung steht. Es lohnt sich, sie so zu formulieren, dass sie diese Last trägt: ein Vorfall, drei Bestandteile, die richtige Unterschrift, der dokumentierte Zugang. Ich formuliere Abmahnungen für Betriebe, prüfe vorhandene auf ihre Tragfähigkeit und bereite auf dieser Grundlage die Kündigung vor, bundesweit, per Video oder Telefon. Wie ich Arbeitgeber im Arbeitsrecht vertrete, lesen Sie auf meiner Themenseite. Schildern Sie mir, was vorgefallen ist; ich sage Ihnen, ob eine Abmahnung das richtige Mittel ist, und formuliere sie.

Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: 2026-10-22.

Christian Czirnich, Rechtsanwalt, Kirchseeon bei München

Schildern Sie mir, was vorgefallen ist, ich formuliere die Abmahnung.

Ich lese jede Nachricht selbst und antworte in der Regel am nächsten Werktag. Was Sie mir schreiben, unterliegt der anwaltlichen Verschwiegenheit, vom ersten Wort an und auch dann, wenn kein Mandat zustande kommt. Die erste Einschätzung kostet nichts.

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